Se trata de una iniciativa que ya cuenta con organismos que se están sumando al cambio, pero que de todas maneras requiere de un gran esfuerzo para avanzar en la modernización del Estado a favor del uso de medios electrónicos.

Transformar el Estado en uno más moderno y eficiente es lo que busca el proyecto de Ley de Transformación Digital, que ingresó al Congreso el pasado viernes 6 de julio de este año. El proyecto, modifica la ley que establece bases de los procedimientos administrativos en materia de documentos electrónicos.

Sus avances son concretos. El pasado 16 de octubre, se aprobó en general el texto legal que incorpora el soporte y la tramitación electrónica en los procedimientos administrativos y en la gestión de documentación de la administración del Estado. Todo esto, mientras se encuentra en el primer trámite constitucional del Senado. Las modificaciones, en tanto, podrán recibirse hasta el lunes 5 de noviembre.

Según publicó el Senado, “entre los contenidos del proyecto se dispone que, por regla general, todos los procedimientos administrativos ante los órganos del Estado deberán tramitarse en medios electrónicos y constar en un expediente en el mismo tipo de soporte, de manera que aquéllos deban ser iniciados por las personas desde plataformas electrónicas que les permitan, además, hacer un seguimiento de ellos, obtener copias en línea y ser notificadas electrónicamente, entre otros actos”. El organismo explica, en resumidas cuentas, el contenido de la normativa en los tres siguientes párrafos.

Se establece que la tramitación en formato papel u otro distinto del electrónico, sólo podrá usarse en forma excepcional, cuando la propia naturaleza del acto exija otra forma de expresión y constancia, o en los casos expresamente señalados en el proyecto de ley.

Refuerza el principio de economía procedimental, en virtud del cual, todo órgano de la administración ante el cual se estuviere tramitando un procedimiento administrativo tendrá el deber de requerir, directa e internamente, aquellos documentos o información que sean necesarios y que deban ser proporcionados o emitidos por otras entidades públicas, sin que se pueda pedir a las personas que sean ellas quienes los soliciten y presenten.

Apunta a la obligatoriedad de notificaciones electrónicas. Asimismo, dispone que deberá existir una plataforma o sistema de consulta de los registros de las notificaciones que se hubieren realizado, semejante a la clave única.

En tanto, las estimaciones oficiales revelan un gasto anual de US$ 108 millones en documentos impresos, a lo que se suma entre 30 y 50 por ciento del tiempo invertido por los funcionarios en la gestión de estos escritos, con un costo en remuneraciones de US$ 1.000 millones al año, informó la Secretaría General de Gobierno.

 

Reacciones del sector

Ante esta idea de legislar aprobada, ya existen organismos que están implementando la medida. Entre ellos, la Secretaría General de la Presidencia anunció que este año realizarán todos sus procesos internos en forma digital.

Por su parte, la entidad que rige las compras públicas ha impulsado la iniciativa “Cero Papel” con el nuevo formulario simplificado para la licitación L1. Desde principios de octubre, se sumaron de manera obligatoria 381 organismos del Estado al nuevo formulario simplificado para licitaciones L1 menores a 100 UTM en la plataforma de Mercado Público. Actualmente, unas 532 entidades estarían operando con esta modalidad electrónica.

Si bien se presentan estos avances, la tarea no deja de ser ardua. Luis Zaviezo, ex director de la DAE –Dirección de Aprovisionamiento del Estado, que en 2003 fue reemplazada por la Dirección de Compra y Contratación Pública–, indicó a Información de Mercados que es una buena iniciativa propender al Cero Papel y la firma electrónica, no obstante, debe venir de la mano de un entrenamiento y legitimación como instrumento aceptable.

“La incorporación de tecnología puede ser un mejoramiento de productividad, en eficiencia, en ahorro, pero necesariamente tiene que estar acompañada de un entrenamiento, de una capacitación, de un cambio de las prácticas”, precisó Zaviezo.

“Todavía está instalado en mucha gente que tiene que ser la firma, con el timbre y ojalá con la huella”, agregó. Como ejemplo, indicó que en algunas notarías todavía está instalado que se debe firmar una escritura con tinta azul, porque si fuera tinta negra no se podría saber si es una fotocopia.

Para Zaviezo “no existe un balance entre lo que son las disponibilidades tecnológicas, por una parte, y lo que son las prácticas y el conocimiento de lo que esa tecnología es posible de hacer o no hacer”.

Esfuerzos que apuntan a un Estado más moderno y eficiente, pero que tendrán que ir acompañados de entrenamiento y capacitación para cambiar los viejos hábitos.