Tips para preparar las últimas subidas de productos del CM Hardware y Software de Noviembre y febrero ya que se informó que no tendrá renovación. 

En la décima edición del 2020 de la revista Información de Mercados, la consultora en gestión de comercio electrónico, (CGCE S.A.)  Experta en asesoría en Licitaciones y Convenios Marco y con una experiencia superior a 10 años presenta la problemática que tienen los proveedores al intentar subir productos nuevos a los catálogos de Convenio Marco, en este caso se analizara el Convenio Marco de Hardware, Licencias De Software y Recursos Educativos Digitales (Licitación 2239-7-LP14) el cual es muy consultado por clientes que constantemente tiene problemas al enviar sus solicitudes. 

Recordemos que El 5 de abril del 2018 el Organismo encargado de la Administración de los Convenios Marco, publicó un comunicado en la Plataforma de Compras del Estado donde realizo una modificación en las políticas y condiciones de uso del sistema. Allí indicó que desde el 1 de abril del 2018 los proveedores solo podrán enviar una solicitud de productos nuevos cada 3 meses.   

El 14 de noviembre del 2018 se presenta el calendario de subida de productos nuevos para el 2019, que define los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre como los meses elegidos para enviar las solicitudes, que se realizan a través de la plataforma de licitaciones del Estado, este calendario se mantiene vigente a la fecha donde la próxima carga de productos corresponde en noviembre. 

Sumado a las limitaciones de carga de productos nuevos, impuestas por el ente encargado de las compras públicas, se encontraron problemas en las revisiones de las solicitudes tanto del jefe de productos, como del departamento de catalogación, por lo que mencionaremos las principales dificultades detectadas al momento de subir productos nuevos:  

Facturas de Venta: Para efecto de respaldar los precios, se solicitan facturas de ventas superiores a 30 días hábiles y con recepción conforme, en las últimas cargas de productos se detectaron rangos donde los productos siempre fueron rechazados solicitando facturas de ventas, pero ¿qué pasa con los productos nuevos que están enfocados al servicio público y que no tienen ventas?, ¿cómo respaldamos precios de productos extranjeros que recién van a entrar al mercado chileno? Muchas empresas pymes desarrollan sus propios hardware o software y con los respaldos solicitados no tienen muchas opciones para subir sus productos al Convenio Marco.  

URL Soporte del Fabricante: Esta URL, es para detectar las características del producto que se está subiendo al convenio marco. Muchas veces existe desconocimiento de las personas que revisan y no detectan que el sitio web puede compartir varias fichas dentro de la misma URL y rechazan el producto por tener un URL genérica, en el caso de empresas extranjeras no están dispuestas a modificar sus sitios web para satisfacer los requerimientos impuestos por Convenio Marco.  

Tipo de producto Licencias de Software: al momento de cargar una licencia de software uno de los nuevos requisitos es definir si las licencias son instalables, On premise  o Hibridas, para esto es vital tener el apoyo del fabricante ya que esto debe salir en el sitio web o en alguna carta donde el fabricante lo indica, este requisito es para evitar confusiones con las licencias que trabajan en la nube (Saas) 

Marcas: Desde finales del 2018 comenzaron a solicitar respaldos de las marcas y dentro de los campos que pueden servir se encuentran:  

  1. Declaración jurada de representante legal de la empresa 
  1. Declaración jurada del representante de la marca 
  1. Factura de venta del producto 
  1. Factura de compra del producto 
  1. Certificado de INAPI 

De los 5 documentos mencionados anteriormente en el punto 5 “Certificado de INAPI” es el que consideran generalmente como valido, ya que por experiencia observamos como los otros campos no eran considerados validos como respaldo y los productos eran rechazados por no tener la marca registrada. Se entiende que muchos proveedores comenzaron a crear marcas para incorporar productos al catálogo, pero cuando un producto tiene facturas de ventas, declaración del representante de la marca no comprendemos como solo pueden considerar valido el certificado de registro de marca, para registrar una marca de producto en INAPI nos encontramos con tiempos que pueden ir de los 3 a los 6 meses, por lo que, la catalogación de un producto que no tiene registrada su marca puede llegar perfectamente a los 9 meses considerando todo el proceso. 

Partnumber: Para el departamento de catalogación todos los productos deben tener partnumber. Incluso si una marca indica que no lo tiene, deben trabajar en crear algún código ya que de lo contrario el producto será rechazado, es importante que consideren que al buscar el partnumber en Google los lleve al sitio web del fabricante, ya que de lo contrario, indicaran que el producto no tiene partumber y rechazaran por ese motivo, otra opción es que el fabricante dentro del respaldo de lista de precio indique el partnumber de cada producto. 

Los 4 puntos mencionados anteriormente son claves al intentar catalogar un producto nuevo en el Convenio Marco de Hardware y Software basado en las nuevas exigencias que van del año 2020, pero existen otros factores que también pueden llevar a un rechazo, lo que puede ocasionar que el proveedor termine aburriéndose y no insista subiendo productos al catálogo. 

Es importante mencionar las constantes modificaciones que se encuentra realizando el organismo encargado de las compras públicas en los convenios marcos, tratando de dejar el carro transaccional con productos muy genéricos y llevando la mayoría de las compras a licitaciones o a la nueva modalidad denominada Compra Ágil, que como se mencionó en las ediciones pasadas aún se encuentra con muchas falencias operacionales. 

El Convenio marco de Hardware y Software tuvo un prorroga el 2019 y tiene fecha de termino para el 27 de marzo del 2021 en el sitio oficial del organismo encargado de las compras publica ya informan que no tendrá renovación y que se trabajará en las modalidades de Compra Ágil, Licitación y bases tipo. 

Esperamos que estos tips les sirvan a nuestros lectores para las subidas de noviembre y de Febrero que serán las ultimas del convenio y que logren preparar sus subidas con tiempo para evitar rechazos, para esto aconsejamos que se contacten con la consultora en gestiones de comercio electrónico (CGCE S.A.) para que puedan preparar la subida del mes de Noviembre y minimizar los riesgos de rechazos.